最新POS系統使用十年心得懶人包,功能說明|系統廠商比較|選擇POS機的注意事項

POS系統廠商這麼多我到底該怎麼選擇?
POS系統功能五花八門,哪些是我需要的?
免費的好還是付費的好?
林桑這篇濃縮了十幾年來的POS系統使用經驗,這篇還沒有廠商贊助,所以不推薦特定的POS設備商,單純讓你知道該怎麼選擇,以及到底該注意那些事情。

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開店應該使用POS系統嗎?

答案絕對是YES,使用POS系統不是為了增加效率,而是準確度,現在開店你可能會同時有預約點餐、內用點餐、外帶點餐、外送平台、預約候位….等各種訂單管理。你還會需要管理會員、餐點銷售統計、員工管理及庫存…等,總之一台好的POS系統可以做到的事情超乎你想像的多了。

但是這個水很深,如果不是親身體驗過,你又怎麼知道這個功能可以符合你的需求呢,那就要繼續看完林桑的文章。

POS系統在不同的產業應該注意的事情

餐飲業的POS系統:應該以簡化餐廳流程為首要目標,例如線上直接訂餐串接POS,減少員工接電話的頻率,或是自動串接外送平台,減少二次輸入POS系統的工作等。在來是客戶管理與銷售統計的功能,例如會員集點、會員標籤、預約、候位、VIP等等。

零售業POS系統:應該以庫存管理為首要目標,例如後台能第一時間知道低庫存商品,並立刻叫貨,在來才是銷量統計與客戶管理,準確的了解產品銷量,才能進一步佈局你的產品種類。

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餐飲POS系統3種收費方式

買斷:這類系統一般為傳統式的POS機,以硬體搭配軟體同時販售,初始價格比較高,但是未來不用支付月租金,但是壞處是硬體會有年限問題,跟手機一樣,隨著軟體版本的更新,硬體的速度可能也會越來越跟不上需求,屆時就會需要花錢換一套新的了。

月租:近年來興起的雲端POS系統多半以月租的軟體搭配IPAD平板去操作,好處是不用被綁架硬體,今天就算店收起來還可以留著自己用(誤),但你就要考慮每個月的租金開支是否符合你的預算,畢竟累積起來也是不少錢。

免費:免費的POS系統通常功能很陽春,如果你的店面很小又明確的知道自己想要那些功能,那其實可以考慮免費的POS就好,林桑下面也有找到免費的POS系統廠商,你可以自行參考。

POS系統功能說明

近年來其實各家POS系統的功能越來越類似,每一間都有自己的方式來管理訂單、會員等功能,但實務使用上都其實還是有各自的優缺點,畢竟沒有完美的功能,就看能不能解決你的問題,這部分林桑會試著詳細說明,帶你深入了解POS系統的各項功能,面對業務的時候才能準確的直擊問題核心。

我會將POS系統分成店內流程管理會員客戶管理兩部分功能來討論。

店內流程管理相關功能

訂單管理、編輯菜單這類屬於最基本的功能我想應該不用特別介紹了,要注意的是編輯菜單這部分最好自己有權限修改,另外有沒有業務可以教學,如果沒有辦法自己修改,那每次你想要改菜單的時候都會需要透過廠商,那就會比較麻煩。

外接出單機、貼紙機這部分應該也屬於基本的功能,但要注意的是出單的速度與穩定度,最好使用有線連接的,避免無線訊號不穩定導致卡單。如果是雲端POS系統通常會搭配大牌子的出單機與貼紙機,那速度與穩定度就不用擔心,但如果是傳統式的或是比較新型的POS系統,可能會使用自己開發的設備,那就要特別注意。

電子錢櫃個人覺得不重要,但如果有請員工的話可以買。

能否多台協同作業,也就是可不可以有多台IPAD,然後多個服務生同時操作點餐,這種功能是你想要提供桌邊點餐或是多台同時點餐的服務才會用到。

雲端報表應該是很基礎的功能,幫助你統計客人的數據。

庫存系統老實說我比較少用,多半都是拿來盤點原物料庫存,只是你在進出貨的時候不像零售業會有掃條碼紀錄,變成所有的進出貨都要手動輸入,反而把事情變得有點麻煩,但如果覺得有需要還是可以使用。

視覺化桌位系統,就是在螢幕上會有店裡的座位圖,你可以直覺式的安排座位,這對於有內用座位的店面還蠻重要的,可以省去很多人員熟悉的時間

多元支付整合,這是未來趨勢,但是現金付款少說還會持續個10幾年沒問題,而且電子支付都是要付手續費的,所以確認廠商有支援就好,但不用急著申請,未來有需要在打開功能就好。

員工管理打卡功能,這部分我覺得蠻重要的,不然你要怎麼計算時薪?好一點的POS系統可以直接幫你把每人每月的上班時數直接計算出來,省去你每個月算薪水的時間。

串接外送平台,這個功能我覺得超級重要!!!!現在開店如果你懂怎麼從外送平台上面導客流到店裡,那你會省下不少找客人的時間,但通常外送平台只會有平板跟極簡陋的出單設備,建議直接串接到POS系統直接一鍵接單,省下不必要的力氣。

自動配對外送車隊,這是近期最新的功能,現在除了外送平台之外,客人也會直接打電話來要求外送,這部分果是店家自己接單的話,你就要判斷外送範圍、外送時間、餐點內容等一推資訊,但現在已經開始有POS系統結合線上訂餐,並且客戶點餐完自動配對外送車隊例如LALAMOVE或是全球快遞等外送業者,你只要接單後把產品交給外送員就好,還可以省下35%的外送抽成費用,林桑覺得非常的方便阿。

客人管理方面相關功能

訂候位系統,大部分POS系統商都只能提供基本的訂位與候位系統,但是多半只能用來記錄,還是需要依靠人工來記錄、通知與安排位置。因此就有業者針對訂位系統做了深入的服務,他可以全自動的解決客人訂位的問題,還可以自動發送簡訊通知客人明天有訂位,如果你的店面在訂位上面遇到很多困難,那就可以考慮使用。

自助點餐、網頁線上訂餐、LINE訂餐這三種功能其實都是一樣的,都是希望讓客人不用在櫃台甚至在家裡就可以點餐,這個功能其實很方便,但是切記這些方便的功能是為了讓你省下點餐的時間,可以好好的接待客人,千萬不要本末倒置了,但要注意的是能不能設定單位時間的接單數量,以免餐點來不及準備造成客訴。

會員系統、LINE會員功能,你一定會想要累積自己的熟客變成會員,所以POS系統也有相關的功能,但主要分成”自家系統會員”以及”第三方平台會員”兩種類型,差別在於自家系統會員資料是儲存在POS系統內的。

好處是所有相關消費資料都鉅細靡遺,但如果你想要做推播或是再行銷,就會需要透過系統商,有可能會多一筆費用,如果是使用例如”LINE”這類第三方平台做會員功能,在行銷上的難度就會比較低,但是相關消費資料就可能沒有辦法完全,這部分就看個人習慣,林桑本人是比較喜歡用LINE做會員系統拉,畢竟在行銷上的彈性大很多,你還可以把線上點餐、客戶服務等這些功能通通建置進來,一站式解決所有客人的問題。

POS系統品牌比較表

以下功能列表式參考各家官方網站做的,但功能每天都在更新,而且每一家的價格方案都不一樣,建議直接詢問廠商業務式比較快。

Ichef微碧大麥肚肚快一點POCKYinline
店內流程管理
訂單管理OOOOOOX
編輯菜單OOOOOOX
外接出單機OOOOOOX
外接貼紙機OOOOOOX
電子錢櫃OOOOXOX
多台協同作業OOOOXOX
雲端報表OOOOOOX
電子發票OOOOXOX
庫存系統OOXXXOX
串接外送平台OOOOOXX
視覺化桌位系統OXOOXXX
多元支付整合OOOOOOO
員工管理打卡OXOOXOX
自動配對送車隊XXOXOXO
客人管理相關
訂位、候位系統OOXOXOO
整合自助點餐OOOOOOX
LINE會員XXOXOXX
網頁線上點餐OOXOXOO
LINE訂餐OOOOOOO
會員集點OOXOXXX
儲值功能OOOXXXX

我該怎麼選擇POS系統廠商

建議你將想提供的服務全部列下,例如你想要有桌邊點餐的服務,那你就應該找有提供多台同時協作功能的系統,如果你是主打外送,那你可能就要考慮可以自動配對車隊的系統,或是全部列下來之後,直接找POS系統廠商業務直球對決也是不錯的方法喔。

最後林桑想說

一個好的POS系統真的可以幫你的店面省下很多事情,如果你是店面還很小,那你可以選擇免費版本或式輕量版本的POS系統,等未來發展起來在做升級的動作就好,然而後續的行銷與客人相關的數據要怎麼解讀,未來林桑還會持續的分享相關知識喔,若你想要更完整的餐飲行銷規劃,也可以點我看看林桑的服務喔。

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